Aalberts integrated
piping systems
Een integraal Onderhoudsbeheersysteem voor Aalberts integrated piping systems
Aalberts integrated piping systems ontwikkelt de meest geavanceerde geïntegreerde leidingsystemen voor de distributie en controle van vloeistoffen en gassen. Op de productiesite in Hilversum worden de fittingen van staal, RVS en messing geproduceerd. Het distributiecentrum en assemblage zit in Zeewolde. Aalberts integrated piping systems vroeg Pontifexx een Onderhoudsbeheersysteem te implementeren.
We spreken Bas den Hollander, aan het begin van het project Hoofd Technische Dienst, inmiddels Reliability Engineer en eindverantwoordelijke. “We misten eigenlijk al jarenlang een stuk gereedschap in onze gereedschapskist om het werk goed uit te voeren. We hadden al een systeem om storingen te melden en op te volgen, daar misten we een stukje werkorderbeheer en aansluiting op de inkoop en het magazijn. Daarnaast was er geen mogelijkheid om het preventief onderhoud te borgen.”
“Aanvankelijk dachten we het systeem zelf te kunnen implementeren, een stukje software, dát kunnen wij ook. Na wat zelfinzicht kwamen we erachter dat we dit qua snelheid niet konden en dat we het systeem niet alleen voor de Technische Dienst in Hilversum wilden invoeren. We moesten ook rekening houden met de integratie van de locatie in Zeewolde. Onze productieafdeling en afdeling engineering gingen er ook mee werken als een centraal meldingssysteem. Alsook onze afdeling facility die de gebouwen, energievoorzieningen en de gebouwgebonden installaties beheert. Uiteindelijk waren dit de uitgangspunten van het project dat door Pontifexx is opgepakt en geïmplementeerd. Onze afdeling QHSE (Quality, Health, Safety and Environment) willen we in de toekomst ook integreren in het systeem voor het registreren en het beheren van incidenten. Zo werken bijna alle ondersteunende afdelingen aan het productieapparaat in hetzelfde meldingssysteem.”
Alle processen stroomlijnen en
kennis van het complete Ultimo pakket
“Dit project werd uiteindelijk zo groot en omvatte zo veel meer dan alleen de Technische Dienst, dat we daarom Pontifexx er bij betrokken hebben. Het eerste gesprek met Johan van de Pol vond lang voor het project uitgerold werd al plaats. Nadat duidelijk werd wat onze behoeften waren en we alles in kaart hadden gebracht, belde ik Johan opnieuw met de vraag of Pontifexx dit, inmiddels vrij complexe, project kon uitrollen. Ultimo bleek aan onze wensenlijst te kunnen voldoen. Ons huidige systeem M3 draait nog steeds voor inkoop en financiën en daar hebben we Ultimo tegenaan gezet. Dit was meteen ook het meest kritische deel van het project, om deze twee systemen samen te laten praten.”
Het inrichten van het complete pakket in Ultimo moet je door iemand met ervaring laten doen met daarbij een goede procesbegeleiding. De vraag; hoe gaan we dit integreren, was voor ons het allerbelangrijkste. Na een aantal sessies met Hilco Lunsing, alle afdeling verantwoordelijken en met mij, hebben we eerst de werkprocessen uitgeschreven met elkaar en pas nadat iedereen akkoord was, zijn we het systeem gaan inrichten. Met Pontifexx hadden we een goede klik, ook met Hilco. Zijn Ultimo kennis is dermate hoog dat hij precies wist hoe we bepaalde dingen van tevoren moesten tackelen om het proces aan de Ultimo kant zonder problemen door te laten lopen. Onze opdracht was natuurlijk niet alleen een software implementatie, we kozen bewust voor Pontifexx omdat zij ook alle processen eromheen konden stroomlijnen. Het inrichten ging relatief snel omdat we alles goed hadden voorbereid. Al met al zijn we in juni 2022 gestart, de kick-off was in juli van dat jaar en eind januari 2023 waren we al live. Dus in zes maanden waren we volledig operationeel en hadden we ook alle gebruikers getraind. De trainingen zijn on site gegeven door Hilco aan de Key-users, daarna heb ik de trainingen gegeven. In het team werken nu 52 mensen met Ultimo.
Implementatie door Pontifexx consultants
Hilco vult aan: “De afgelopen maanden heb ik met veel plezier gewerkt aan dit project. Er was een goede samenwerking met Bas. We hebben samen een mooi resultaat behaald in een zeer korte tijd. Zeker omdat er ook een interface gerealiseerd moest worden met het ERP systeem (Infor/M3).
Bij de implementatie waren we met twee consultants betrokken: Charlotte Kroon en ik. Gedurende de implementatie waren we altijd aanwezig op locatie. Wat ons opviel was dat er veel werd overlegd over de uit te voeren werkzaamheden en inkoopvragen.
Voor Charlotte was dit een leerproject en heeft zij mij geholpen bij het opstellen van de blueprint, waarin de werkprocessen zijn beschreven, en data inventarisatie. Twee maanden voor de daadwerkelijke livegang zijn we zijn begonnen met het in kaart brengen van de objectenstructuur en hebben we deze geïmporteerd, daarna konden de Maintenance Engineer en Bas al voor de livegang de PO-modellen handmatig invoeren en de objecten nog verder aanvullen. Dit heeft ertoe geleid dat het een rustige en een eenvoudige overgang was van het oude systeem naar Ultimo.”
Het systeem bevalt goed en terugkijkend is het hele project enorm soepel gegaan, vertelt Bas. “Ook het acceptatie niveau onder het team was enorm hoog en dat komt door de grote behoefte vanuit ons productie- en TD-orgaan aan een beter werkend systeem. We waren enorm ontevreden met het oude systeem en het kaartensysteem in Microsoft Teams. We zitten nog wel in een leercurve en daarom komt Hilco nog enkele verbeteringen doorvoeren, maar we zien nu al dat de wensen vanuit de werkvloer afnemen.”
Ook Hilco kijkt terug: “Nu, een half jaar later, merk ik een duidelijk verschil als ik op locatie kom. Het is rustiger op de afdeling en alles lijkt goed georganiseerd. Ook worden er nu cijfers uit onder andere Ultimo getoond op een scherm in overzichtelijke diagrammen.”
Toekomstvisie
“Onze toekomstvisie is om de machinedata automatisch te koppelen aan Ultimo. Wij weten hoe we het moeten doen en dat we het moeten doen, maar we hebben er bewust voor gekozen het niet uit te voeren omdat we hier nog niet klaar voor waren. We hebben nu het gereedschap en we zijn er blij mee. We blijven het systeem verbeteren en kijken ook naar de nieuwe Ultimo update dat ook weer voorziet in onze behoefte in onze werkprocessen. We maken ook gebruik van het klantportaal van Pontifexx (het Service Management). Hier kunnen we terecht voor korte vragen en kleine aanpassingen die snel op te lossen zijn.”
“De communicatielast is sterk gereduceerd. Alles staat nu in het systeem”, vertelt Bas trots verder. “Het valt en staat wel met de nauwkeurigheid van de data invoer. Ook voeren we meer periodiek onderhoud uit dan voorheen. Die zijn geborgd en staan vast in de planning. Nu kunnen we focussen op het analyseren en verbetering van onze periodieke onderhoudsprogramma’s, dan gaan we echt merken dat dit systeem ons veel oplevert.”
Neem contact met ons op!
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Contact expert blok
Hilco Lunsing
“De afgelopen maanden heb ik met veel plezier gewerkt aan dit project. Er was een goede samenwerking met Bas. We hebben samen een mooi resultaat behaald in een zeer korte tijd. Zeker omdat er ook een interface gerealiseerd moest worden met het ERP systeem (Infor/M3).”
Gerelateerde projecten
De overstap naar Ultimo Cloud maakte het opgebouwde maatwerk zichtbaar. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen.
De pilot heeft aangetoond dat Previx een krachtig fundament kan vormen voor Risicogestuurd Onderhoud wanneer software, methodiek en expertise samenkomen.
Na een incident bij een externe opslaglocatie moest Frisia zout de inrichting van het voorraadbeheer versneld moderniseren en professionaliseren.
