Van SAP EAM naar Ultimo:
Frespo migreert in vier maanden
Van SAP EAM naar Ultimo
Een overstap met veel uitdagingen bij Frespo
Frespo levert hoogwaardige verse aardappelproducten, voorgekookt en stoomvers, aan de Europese foodservicemarkt. Sinds september 2023 is de aardappelfaciliteit in handen van investeringsmaatschappij Nimbus. Daarvoor waren deze faciliteiten en de organisatie onderdeel van Aviko. Na de afsplitsing door Aviko vond ook de naamswijziging plaats naar Frespo (Fresh Potato) en moesten de systemen in een zeer korte tijd worden omgezet. Aviko gebruikte SAP EAM als Onderhoudsbeheersysteem en Frespo heeft na grondig onderzoek gekozen voor Ultimo. We spreken Karim Uarghe, Manager Maintenance & Projects in de productiefaciliteit in Katwijk, die de migratie van het SAP EAM systeem in vier maanden tijd met Pontifexx realiseerde.
Karim heeft al meer dan 18 jaar ervaring, waarvan verschillende functies in zijn 17 jaar bij Aviko. Karim: “Voordat er besloten werd om over te stappen van SAP EAM naar Ultimo, is er gedegen onderzoek gedaan. Zo is er ook naar Microsoft Business Central gekeken, dat systeem heeft echter geen TD-module en was te beperkt voor alle benodigde data van een Technische afdeling. Ik was gelijk enthousiast over Ultimo na het zien van een demo; het pakket is eenvoudig en makkelijk te leren. Natuurlijk zijn er ook wat mindere ervaringen, zoals het genereren van rapportages, dat minder is dan bij SAP EAM. Daarom kijken we of PowerBI een mogelijke aanvulling is op het Ultimo systeem.”
Het projectteam van Frespo bestaande uit Karim Uarghe, Lieke Wunderink-Peters en Marco Cornelissen.
Implementatie en samenwerking met Pontifexx
“Ondanks dat we wisten wat we nodig hadden, is er kennis nodig om de implementatie en migratie uit te voeren. We zijn toen gaan zoeken naar een implementatiepartner. We hadden snel vertrouwen in Pontifexx doordat er een duidelijk stappenplan en structuur is gepresenteerd. Ook de kennis van SAP binnen Pontifexx hielp mee in onze keuze.”
“We hadden een heel duidelijk beeld hoe we het systeem wilden inrichten en ik had het nodige voorwerk gedaan. De complexiteit in het vraagstuk is vooral, hoe krijgen we alle waardevolle informatie in een nieuw systeem en hoe zorgen we ervoor dat dit nieuwe systeem ook goed ingericht en geadopteerd wordt. Het is immers niet gewoon klakkeloos data overpompen, we hebben echt moeten nadenken hoe de huidige werkwijze intact bleef en Ultimo hierop aansluit.”
'Pontifexx en met name Hilco heeft dit super efficiënt en effectief uitgevoerd, van mij mogen ze Hilco wel klonen gezien zijn toegevoegde waarde aan dit project.'
Karim Uarghe
Manager Maintenance & Projects bij Frespo
De migratie en resultaten
“Hilco Lunsing van Pontifexx verzorgde de migratie en heeft alle benodigde modules voor ons gebouwd. Het was een enorme klus; denk aan historische data, magazijnartikelen, prijzen, artikelen leverancier, kosten, aantallen, TD-werkbonnen, inkooporders, onderhoudsplannen met automatisch gegenereerde werkorders.”
Alsof de migratie niet voldoende was, volgde er voor Karim en zijn team nog een flinke uitdaging: de planning. “We zijn in november 2023 gestart en waren in maart 2024 live. Deze snelle oplevering kon alleen omdat de blueprint vanuit Aviko voor SAP duidelijk was beschreven. Er werken nu ongeveer 30 collega’s met Ultimo die we met slechts één trainingssessie hebben getraind. Voor de Technische Dienst hadden we iets meer sessies nodig.”
'Een zorgvuldige planning en een toegewijd team zijn essentieel voor een soepele overgang tussen systemen.'
Hilco Lunsing
Maintenance Consultant bij Pontifexx
Uitdaging voor Pontifexx
Hilco vult aan: “Het succesvol implementeren van Ultimo bij Frespo, ondanks de strakke deadline vanwege de overname van Aviko Cuijk door Frespo, is een prestatie van formaat. Het is bewonderenswaardig dat we als projectteam, bestaande uit Karim Uarghe, Marco Cornelissen en Lieke Wunderink-Peters, in staat waren om de processen, zoals beschreven in de SAP Blueprint, grotendeels te behouden. Dit toont aan dat een zorgvuldige planning en een toegewijd team essentieel zijn voor een soepele overgang tussen systemen.
De grootste uitdaging was het extraheren van de data uit SAP, gelukkig beschikte Karim over de juiste tooling en kennis om dit mogelijk te maken.
De naadloze migratie waarbij de kernprocessen ongewijzigd bleven, heeft ongetwijfeld bijgedragen aan een stabiele basis voor de toekomst. Het leggen van zo’n fundament is cruciaal voor de continuïteit van Frespo. Het is duidelijk dat dit project een sterk voorbeeld is van effectief verandermanagement en technologische aanpassing.”
'Dankzij de samenwerking met Pontifexx hebben we een naadloze overgang kunnen realiseren en kunnen we nu volledig profiteren van de voordelen van Ultimo.'
Karim Uarghe
Manager Maintenance & Projects bij Frespo
Overname Peka Kroef
Karim vertelt dat Frespo in maart 2024 is overgenomen door de aardappelverwerker Peka Kroef. De overnames volgen elkaar snel op, maar het team is erg positief en kijkt vol vertrouwen naar de toekomst. “De producten passen goed bij elkaar en vullen elkaar goed aan.” Wat de consequenties zijn voor het systeem weet Karim nog niet. “Ook Peka Kroef draait op Ultimo en we gaan kijken hoe we de systemen kunnen integreren en standaardiseren. Hij vertelt lachend verder dat ze komende weken gesprekken gaan voeren en vooral naar de productiecapaciteit gaan kijken en eerst gaan starten met aanpassingen aan de fabriek.”
Neem contact met ons op!
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Contact expert blok
Hilco Lunsing
“Het is duidelijk dat dit project een sterk voorbeeld is van effectief verandermanagement en technologische aanpassing.”
Gerelateerde projecten
De overstap naar Ultimo Cloud maakte het opgebouwde maatwerk zichtbaar. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen.
De pilot heeft aangetoond dat Previx een krachtig fundament kan vormen voor Risicogestuurd Onderhoud wanneer software, methodiek en expertise samenkomen.
Na een incident bij een externe opslaglocatie moest Frisia zout de inrichting van het voorraadbeheer versneld moderniseren en professionaliseren.
