Isala Zwolle

De route naar aantoonbaar equipment beheer
in een groot ziekenhuis

Isala is een ziekenhuisorganisatie met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Ze waarborgen samen het aanbod van basis- en topzorg in Zuidwest-Drenthe en Noordoost-Overijssel.

Stel je eens een ziekenhuis voor met ruim 6.000 medewerkers en meer dan 58.000 stuks aan equipment. Hoe zorg je er dan voor dat elk niet-medisch apparaat keurig voldoet aan de wettelijke gestelde veiligheidseisen? We spraken met Monica te Velthuis (afdeling Gebouwbeheer) van het ziekenhuis Isala, over hoe zij hun equipment beheer de afgelopen jaren volledig hebben vernieuwd.

De giga klus: van waterkokers, tosti-ijzers tot bedden en rolstoelen

“We hadden geen volledig zicht op wat er zich allemaal binnen de afdelingen van het ziekenhuis bevond”, legt Monica uit. “We wisten dat we veel equipment hadden, maar niet exact wat. Ook wisten we niet wanneer welk equipment onderhouden werd. Dat kwam doordat er nauwelijks beleid was met een aanpak en bijbehorende onderhoudsfrequentie. Zo waren ook de afspraken met onze hoofdaannemer qua equipment en registratie onduidelijk. Kortom, er lag dus een uitdaging om dit beleid helder op te stellen.”

Een nieuw equipment beheersbeleid

“Mijn taak was om orde op zaken te stellen en de 12.000 stuks aan niet-medische equipment in kaart te brengen. Dat was een enorme partij werk en dat konden we absoluut niet alleen. Ik ben heel blij dat Pontifexx ons hierin kon ondersteunen”, licht Monica toe.

“Op een gegeven moment hadden we zelfs 15 verschillende merken wasmachines. Dat is erg onhandig qua onderhoud en communicatie naar leveranciers. Pontifexx heeft ons geholpen een beleid op te stellen voor het equipment beheer van alle niet medische apparatuur binnen het Isala ziekenhuis, hier in Zwolle. Een eerste stap naar een helder beleid, was het definiëren van wat we onder equipment verstaan. Op basis hiervan is er ziekenhuisbreed een inventarisatie van al het equipment gemaakt. Parallel hieraan is met onze installatie-verantwoordelijke gekeken welk equipment ook echt volgens de NEN3140 richtlijn gekeurd moest worden. Niet alles is immers even zinvol om te keuren. Dit is bij een waterkoker wel het geval, maar bij een elektrische tandenborstel minder”, aldus Monica.

“Er zijn nu heldere toetsingscriteria om te bepalen of equipment in ons beheersysteem moet worden opgenomen”

Monica te Velthuis

afdeling Gebouwbeheer Isala

Van veiligheidskeuringen tot aantoonbaar onderhoud

“Wettelijk gezien zijn werkgevers verantwoordelijk voor de veiligheid van elektrische arbeidsmiddelen en apparatuur”, licht Martijn Kooistra van Pontifexx toe. “Om dit te kunnen waarborgen moeten er periodieke inspecties plaatsvinden en aantoonbaar onderhoud worden uitgevoerd aan alle relevante items op locatie. Alle elektrische veiligheidskeuringen worden nu netjes in SAP vastgelegd en geborgd.”

In zes stappen naar aantoonbaar equipment beheer

Het inventariseren, opschonen en opnieuw inrichten van het onderhoudsbeheer bij Isala was een flinke klus. Niet alleen werd het hele niet-medische inventaris opnieuw bekeken, maar ook moesten een hoop partijen bij het nieuwe beleid worden betrokken. Het project van ‘aantoonbaar equipment beheer’ bij Isala was in zes stappen op te delen:

1. Inventarisatie – wat is er nu allemaal?

De eerste stap was het in kaart brengen van de huidige situatie. Welke partijen zijn nu betrokken bij het onderhoud? Welk equipment bevindt zich op de afdelingen en wie is hier verantwoordelijk voor?

Zo zijn er bij Isala drie interne aannemers (Medische Technologie, ICT en Gebouwbeheer) binnen het ziekenhuis verantwoordelijk voor het beheer van verschillende soorten equipment. Hierdoor ontstond er af en toe een grijs gebied. Een scherpere definitie kon deze verwarring voorkomen.

2. Opstellen van een beheersplan (beleid & inrichting)

De volgende stap was het definiëren ‘wanneer er wat beheerd moet worden’. Hiervoor was het cruciaal om vast te stellen wanneer een item onder equipment geschaard werd. Om dit makkelijker te maken, zijn er drie duidelijke registratie voorwaarden opgesteld. Zo werd een item alleen als equipment gezien als het aan één van deze voorwaarden voldeed.

Om dit beoordelingsproces te versnellen werd er ook een beslisboom opgesteld. Hierbij werd rekening gehouden met de ‘Algemene Object Classificatie’ (AOC-code). Dit is een classificatiesysteem voor ziekenhuis inventaris en installaties.

3. Opschonen van het SAP beheersysteem

Vervolgens was het van belang het huidige onderhoudsregister op te schonen. Door de reeds opgestelde toetsingscriteria kon de equipment uit het SAP beheersysteem gemakkelijk worden doorlopen. Hierdoor zijn een hoop items die niet voldeden uit SAP verwijderd, maar kwam ook veel ongeregistreerd equipment naar boven.

Met de hulp van alle afdelingen binnen het ziekenhuis zijn er ruim 12.000 stuks aan niet-medische equipment in kaart gebracht. Volgens kon aan de hand van deze toetsingscriteria relatief eenvoudig vastgesteld worden of een item in het beheersysteem SAP moest worden opgenomen. Ook werd hierdoor duidelijk of Gebouwbeheer deze equipment moest beheren, of dat dit bij een andere interne aannemer moest worden ondergebracht.

4. Training & communicatieplan

Het was duidelijk dat de afdeling Gebouwbeheer het in kaart brengen van alle niet-medische equipment niet alleen kon. Hiervoor was hulp nodig van alle afdelingen binnen het ziekenhuis.

Om draagvlak bij deze (toekomstige) gebruikers van het onderhoudssysteem te te creëren werd er een communicatieplan opgesteld. Hiermee is de uitrol van het nieuwe beheersbeleid naar alle interne afdelingen gecommuniceerd. Zo werd ook het bewustzijn vergroot om mee te helpen aan het in kaart brengen van alle huidige items.

Hierna is het medisch personeel geïnformeerd en zijn er trainingen georganiseerd om de hoofdaannemer mee te nemen in het gebruik van het systeem. Om het beheersysteem op orde te houden is namelijk het correct registreren van equipment namelijk erg van belang. Als iets verplaatst wordt – en het heeft een equipmentnummer – dan moet dit in het systeem worden aangepast.

5. Inrichten en opstellen van onderhoudsplannen

Na het in kaart brengen en categoriseren van alle items, moet er actief onderhoud gaan plaatsvinden. Gelukkig komen de AOC-codes hier enorm bij van pas. Elke object classificatie heeft namelijk een bepaald risico, op basis waarvan onderhoudsplannen kunnen worden opgesteld.

Kortom, door slim gebruik te maken van groepen in de lijst met equipment, was het gemakkelijker om het benodigde onderhoudsbeleid te achterhalen en aan welke wetgeving het equipment onderhevig is.

Ook werden de plannen aangevuld met ervaring van voorgaande jaren: “Zijn er nog specifieke taken of moeten we op basis van ervaring uit vorige jaren de onderhoudsfrequentie nog op- of afschalen?”. Dat komt allemaal in een onderhoudsplan samen. Tot nu toe zijn er 76 onderhoudsplannen opgesteld.

Bij nieuw equipment is dus, op basis van de AOC-code, meteen al het onderhoudsplan bekend. Ook wordt op basis hiervan bepaald of er een onderhoudssticker op het equipment moet worden aangebracht na onderhoud.

6. Operationeel houden van het Onderhoudsbeheersysteem

Voor de gebruikers in het ziekenhuis is er een schil over het SAP Onderhoudsbeheersysteem heen gelegd, dat ‘Equipment Viewer’ heet. Hierin kan iedereen op basis van een equipmentnummer achterhalen of een apparaat of equipment onderhouden is. Niet alleen is het medisch personeel getraind, maar ook de monteurs die actief in SAP werken.

Ook nieuwe items die binnen komen en nog niet in het systeem staan moeten worden ingedeeld. Zo vergt het sticker beleid voor rollend en kritisch materieel extra aandacht. Hierbij is het namelijk van belang dat in één oogopslag zichtbaar is of een bed, rollator of rolstoel etc., onderhouden is en zodoende veilig inzetbaar.

“Ook de inkoopafdeling weet nu welke artikelen wij als equipment beschouwen. Zij verwerken gemiddeld 180 orders aan niet-medische equipment per maand en zorgen dat een artikel bij aflevering geregistreerd wordt en dat het een equipmentnummer krijgt in SAP. Vervolgens wordt het stuk equipment afgeleverd bij onze huisaannemer en die kan het meteen plaatsen en installeren”, vertelt Monica uitgebreid.

“Pontifexx heeft ons geholpen met het beheersbeleid voor de 12.000 stuks aan niet-medische equipment binnen Isala”

Monica te Velthuis

afdeling Gebouwbeheer Isala

Onderhoud onder controle met KPI’s

Om het management te voorzien van het juiste inzicht, zijn er key performance indicators (KPI’s) gedefinieerd, dashboards en rapportages opgesteld. “We weten nu wat er onderhouden wordt en wat dat kost. Ook hebben de zorg managers inzicht in de hoeveelheid equipment dat onderhouden is volgens onderhoudsplan en hierna weer veilig inzetbaar is. Alles bij elkaar kunnen we nu veel beter sturen op rapportages en geven we de managers van het ziekenhuis de financiële controle dat er niet meer geld uitgaat dan gebudgetteerd is”, aldus Monica en Martijn.

“Er is nu met zekerheid te stellen dat 96% van het equipment binnen Isala netjes aantoonbaar is onderhouden.”

Martijn Kooistra

Pontifexx

Neem contact met ons op!

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.