Vreugdenhil Dairy Foods
Een bedrijfsbrede aanpak van inkoop- en voorraadbeheer voor het technische domein van Vreugdenhil Dairy Foods
Hoe zorg je voor een efficiënte bedrijfsvoering op het vlak van onderhoud? Wat is er nodig voor een bedrijfsbrede herstructurering van het technisch inkoop- en voorraadbeheer over meerdere productielocaties in Nederland? Onze onderhoud- en organisatie-expert Chris Knol vertelt over de aanpak van dit omvangrijke project bij melkpoederproducent Vreugdenhil Dairy Foods.
Vreugdenhil behoort tot de grootste melkpoederproducenten van de wereld. Het hoofdkantoor staat in Nijkerk en ze hebben productielocaties in Barneveld, Scharsterbrug en Gorinchem.
Herziening van bedrijfsprocessen als strategisch doel
Drie jaar geleden lanceerde het managementteam van Vreugdenhil een vijfjarenstrategie. Het volledig herzien van alle bedrijfsprocessen gericht op een uniforme werkwijze voor de verschillende locaties en de borging hiervan in een geheel nieuw ERP systeem (SAP), is één van de strategische doelen.
Voor het technische domein werd ervoor gekozen om het reeds bestaande Onderhoudsbeheersysteem Ultimo te blijven gebruiken. Deze keuze werd gerechtvaardigd door de kwaliteit van het systeem en de mate waarin Ultimo geïntegreerd was in de organisatie. Daartoe moest nog wel de technisch inkoop en het voorraadbeheer van het technische materiaal in Ultimo worden geborgd. Zodoende rees in Nijkerk de vraag: “Wie heeft kennis van Ultimo, kent onze organisatie al en beschikt over de expertise op het gebied van de werkprocessen binnen een Technische Dienst?”
Chris licht toe: “Onze naam was bekend binnen de organisatie. Zodoende is ons de vraag gesteld: kunnen jullie iemand leveren voor dit project? Daarbij was het van belang om een gedragen en eenduidige werkwijze te ontwikkelen voor alle productielocaties in Nederland”.
“De pragmatische aanpak van Pontifexx heeft mij enorm geholpen de stap te zetten naar een geautomatiseerd magazijn.”
Marcel van Meerveld
Coördinator Technische Dienst Barneveld
Aanpak en inventarisatie binnen de productielocaties
“We zijn gestart met een inventarisatie van de huidige werkwijze en de kwaliteit van informatie rondom de inkoop en het voorraadbeheer. Hieruit is een verschillenanalyse ontstaan en dit heeft geleid tot een nieuwe werkwijze waarmee de drie productielocaties uit de voeten konden.”
“Zo bleek dat elke fabriek op zijn eigen manier werkte, waarbij de ene locatie de inkoop goed geregeld had, terwijl de andere locatie juist weer verder geoptimaliseerd was qua voorraadbeheer en magazijninrichting.”
Ook het standaardiseren van de verschillende magazijnen behoorde tot de projectscope. Chris: “In Scharsterbrug was de boel keurig op orde. Barneveld had het voorraadbeheer voornamelijk uitbesteed. En in Gorinchem waren de magazijnprocessen ook al geautomatiseerd, daar is met name de artikeldata verder geoptimaliseerd. Tot slot hebben alle artikelen een nieuwe sticker gekregen met een barcode.
Borging in de organisatie
Een simpele stakeholderanalyse voor dit project laat zien hoe divers de betrokkenen zijn geweest. Een groot aantal medewerkers hebben direct of indirect te maken gehad met de veranderingen als gevolg van optimaliseren en automatiseren van het voorraadbeheer in het technische domein van Vreugdenhil. Chris: “Vanaf de start van dit project heb ik een aantal aspecten vanuit het verandermanagement in mijn achterhoofd gehouden. Eén daarvan is de onrust die ontstaat tijdens een verandering en het belang van het ‘bevriezen van de verbeterde situatie’ (Kurt Lewin). Dit is een precair proces en moet nauwkeurig gebeuren. Daarmee valt of staat de kwaliteit van de verandering op de lange termijn.”
Naast het herzien en borgen van de werkprocessen zijn er ook koppelingen gebouwd voor de financiële afwikkeling. Periodiek wordt een samenvatting van alle financiële mutaties verwerkt in het ERP systeem. Facturen worden met slimme tekstherkenningstechnologie automatisch verwerkt, mits er een goedgekeurde bestelling en ontvangstbon is herkend. “Ook zijn de werkzaamheden voor de inkopers, magazijnbeheerders en monteurs vereenvoudigd. Zo gaan bestellingen automatisch naar leveranciers en materiaal uitgifte gebeurt met behulp van handscanners, zodat de voorraad altijd is bijgewerkt”, vult Chris aan.
“Ik ben absoluut geen IT’er en de ontwikkelaars van Ultimo hebben geen financiële achtergrond.
Chris kon heel goed de brug blijven slaan.”
Jakob Spithoff
Controller Gorinchem
Bedrijfsbrede onderhoudsaanpak met programma management
“We hadden bij dit project direct contact en ondersteuning van zowel de IT Director als de Finance & Control Director”, licht Chris toe. “Hierdoor konden we vestiging overstijgend en slagvaardig te werk gaan. Gedreven door strategische doelen is er een uniforme werkwijze ontwikkeld die past bij alle productielocatie van Vreugdenhil Dairy Foods. Er is een strak ingericht Onderhoudsbeheersysteem opgeleverd, met een gestandaardiseerde werkwijze voor technisch inkoop- en voorraadbeheer.”
Neem contact met ons op!
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Contact expert blok
Chris Knol
“De complexiteit zat hem vooral in de grote diversiteit tussen de verschillende productielocaties.”
Gerelateerde projecten
De overstap naar Ultimo Cloud maakte het opgebouwde maatwerk zichtbaar. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen.
De pilot heeft aangetoond dat Previx een krachtig fundament kan vormen voor Risicogestuurd Onderhoud wanneer software, methodiek en expertise samenkomen.
Na een incident bij een externe opslaglocatie moest Frisia zout de inrichting van het voorraadbeheer versneld moderniseren en professionaliseren.
