Slimme cloudmigratie bij
Gelre ziekenhuizen
Van 1.300 naar 300 configuraties:
Hoe Gelre ziekenhuizen € 12.000 per jaar bespaart
met een slimme Ultimo cloudmigratie
Gelre ziekenhuizen is een topklinisch opleidingsziekenhuis met ruim 3.200 medewerkers, hoofdlocaties in Apeldoorn en Zutphen, een diagnostisch centrum in Apeldoorn en buitenlocaties in Epe en Lochem. Dagelijks vertrouwen duizenden patiënten op de zorgprofessionals, medische apparatuur en technische installaties die achter de schermen continu beschikbaar moeten zijn. Een betrouwbaar onderhoudsproces is daarbij geen luxe, maar een absolute noodzaak.
Om het beheer van medische technologie, gebouw gebonden installaties en facilitaire middelen te ondersteunen, werkt Gelre ziekenhuizen al meer dan twintig jaar met het Onderhoudsbeheersysteem (OBS) Ultimo. Bij de overstap naar Ultimo Cloud stond de organisatie voor een belangrijke uitdaging: hoe migreer je een sterk geconfigureerde omgeving en zorgen we ervoor dat de werkprocessen worden geoptimaliseerd?
De uitdaging
Door de overstap naar Ultimo Cloud werd zichtbaar hoeveel maatwerk zich in de afgelopen jaren had opgebouwd. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen. Een één-op-één migratie zou Gelre ziekenhuizen ongeveer € 1.000 extra per maand kosten, zonder extra functionele waarde op te leveren. Daarnaast ontbrak intern de capaciteit om het migratietraject volledig zelfstandig uit te voeren.
''Je hebt niet in één keer de tijd om je fulltime te committeren aan zo'n migratietraject.''
Pieter van der Bij
Facilitair Adviseur bij Gelre ziekenhuizen
Een migratie die verder ging dan techniek
Omdat Pontifexx Gelre ziekenhuizen al jarenlang ondersteunt en betrokken is in het vooronderzoek rondom de migratie naar de Cloud, was de organisatie geen onbekende. Tech & Maintenance Consultants Ruben Klaas en Hilco Lunsing sloten aan als verlengstuk van het team en namen de regie over het migratietraject. Samen werd besloten niet simpelweg het bestaande systeem over te zetten, maar kritisch te kijken naar iedere configuratie. Welke aanpassingen voegen daadwerkelijk waarde toe? En welke waren ooit logisch, maar inmiddels overbodig geworden?
"De Pontifexx Consultants zijn inmiddels onderdeel van het team. Het is een fijne samenwerking met korte lijntjes. Als er iets uitgezocht moet worden, dan gaat dat vrij snel."
Pieter van der Bij
Facilitair Adviseur bij Gelre ziekenhuizen
Van 1.300 naar minder dan 300 configuratiepunten
Pontifexx bouwde de nieuwe cloudomgeving op vanuit een schone database en volgde daarbij zoveel mogelijk de standaard van Ultimo. Alleen configuraties die aantoonbaar noodzakelijk waren voor het proces kregen een plek in de nieuwe omgeving. Het aantal configuratiepunten werd teruggebracht van ruim 1.300 naar minder dan 300. Hierdoor bleef Gelre ziekenhuizen binnen de standaard licentiegrenzen van Ultimo en werden aanzienlijke structurele kosten voorkomen.
"De grootste winst zit niet alleen in de besparing op licentiekosten, maar vooral in een gebruiksvriendelijke omgeving waarin medewerkers sneller informatie vinden, efficiënter samenwerken en volgens één uniforme werkwijze werken."
Ruben Klaas
Projectleider en Maintenance Consultant Pontifexx
Het resultaat
- 80% minder configuratiepunten
- Uniformere werkwijzen binnen technische afdelingen
- Introductie van een nieuwe self-service omgeving
- Intensieve begeleiding tijdens het migratietraject
- Circa € 12.000 lagere jaarlijkse licentiekosten
Meer dan alleen een kostenbesparing
De cloudmigratie leverde niet alleen financieel voordeel op. Door processen opnieuw in te richten ontstond meer uniformiteit tussen de verschillende technische afdelingen. Daarnaast werd een nieuwe self-service module geïntroduceerd waarmee verpleegkundigen en andere medewerkers eenvoudig minder urgente meldingen digitaal kunnen registreren. Daardoor ontvangt de Technische Dienst minder ad-hoc telefoontjes en ontstaat meer rust om werkzaamheden planmatig uit te voeren.
"Pontifexx heeft ervoor gezorgd dat alles op de achtergrond loopt en werkt. Dat scheelde ons enorm veel tijd."
Arthur de Lange
Biomedisch Technoloog bij Gelre Ziekenhuizen
De impact van de migratie
Met een toekomstbestendige Ultimo Cloud omgeving beschikt Gelre ziekenhuizen nu over een onderhoudsplatform dat rust, overzicht en beheersbaarheid terugbrengt in de organisatie. Daarmee is niet alleen een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd, maar beschikt Gelre ziekenhuizen ook over een omgeving die eenvoudiger te beheren is en beter aansluit op toekomstige ontwikkelingen.
''Als we alle oude configuraties blind hadden overgezet naar de cloud, had ons dat zeker € 1.000 extra licentiekosten per maand gekost. Daarnaast is het aantal Full Users verminderd en hebben we onze werkprocessen vereenvoudigd. Dat levert ons niet alleen een structurele kostenbesparing op, maar ook een efficiëntere en toekomstbestendige Ultimo-omgeving.''
Pieter van der Bij
Facilitair Adviseur bij Gelre Ziekenhuizen
Benieuwd hoe een slim ingericht onderhoudsbeheersysteem het verschil maakt?
Neem gerust contact op voor een kennismaking.
Contact expert blok Niels Bezemer
Niels Bezemer
”Meer uit uw onderhoudsbeheersysteem halen. Laten we kennismaken.”
Gerelateerde projecten
De overstap naar Ultimo Cloud maakte het opgebouwde maatwerk zichtbaar. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen.
De pilot heeft aangetoond dat Previx een krachtig fundament kan vormen voor Risicogestuurd Onderhoud wanneer software, methodiek en expertise samenkomen.
Na een incident bij een externe opslaglocatie moest Frisia zout de inrichting van het voorraadbeheer versneld moderniseren en professionaliseren.
