Van brandjes blussen naar
slimme processen bij Quooker
Quooker professionaliseert facilitair beheer met Ultimo
Quooker is wereldwijd bekend als de uitvinder van de kokendwaterkraan. In de indrukwekkende fabriek in Ridderkerk worden dagelijks innovaties bedacht en gerealiseerd die inmiddels miljoenen keukens wereldwijd voorzien van meer gebruiksgemak en functionaliteit. Het succes van Quooker rust mede op een sterk facilitair team dat zorgt voor een vlekkeloze organisatie van alle interne processen. Om meer grip te krijgen op deze processen en efficiënter te kunnen werken, besloot Quooker het facilitair beheer verder te professionaliseren. Samen met Pontifexx gingen ze aan de slag met Ultimo – met als resultaat meer overzicht, betere samenwerking en een solide basis voor toekomstige groei.
Binnen het bredere facilitaire team namen Anthony Kriek (Coördinator Facilitair), Marijn Bonekamp (Teamlead Facilitair) en Gert-Jan van der Lugt (Facilitair Manager) de coördinatie op zich binnen het Pontifexx-project. Zij werkten al met Ultimo, maar benutten toen nog niet de volledige potentie van het systeem voor Quooker. Anthony vertelt: “We liepen tegen een gebrek aan overzicht aan. Meldingen kwamen op allerlei manieren binnen. De één deed dat via mail, de ander mondeling. Het was brandjes blussen.”
Quooker zocht een manier om processen beter te structureren, efficiënter te maken en minder foutgevoelig. Een grote verbeterslag werd bovendien gemaakt op het gebied van planning. Waar eerder periodieke werkzaamheden onoverzichtelijk en ongelijk verdeeld waren, wordt nu zes maanden vooruit gepland. Taken worden automatisch ingepland, met een betere spreiding over het team. Hiermee is een belangrijke wens van het management vervuld: meer grip op capaciteit en een stabiele werkverdeling door het jaar heen.
"We kregen veel meldingen binnen over schade en technische problemen, maar dankzij Ultimo hebben we nu één centrale plek waar alles overzichtelijk wordt bijgehouden."
Anthony Kriek
Coördinator Facilitair bij Quooker
Op de foto v.l.n.r.: Ibrahim Hashish (Maintenance Consultant Pontifexx), Anthony Kriek (Coördinator Facilitair Quooker), Marijn Bonekamp (Teamlead Facilitair Quooker) en Chris Koskamp (Maintenance Consultant Pontifexx).
Persoonlijke begeleiding én maatwerktrainingen
De samenwerking met Pontifexx begon voor Anthony met een opleidingstraject dat al snel uitgroeide tot een reeks concrete verbeterprojecten. Tijdens de trainingen werd niet alleen gekeken naar systeemkennis, maar juist ook naar het toepassen ervan in de praktijk. “Vanaf september 2024 werd ik wekelijks begeleid door Pim Bassie, Maintenance Consultant bij Pontifexx. Naast de training bouwden we samen aan oplossingen die écht werken voor Quooker,” aldus Anthony.
Een van de eerste successen was het verbeteren van het meldproces. Nieuwe meldcategorieën, slimme workflows en automatische koppelingen zorgden voor overzicht en tijdwinst. Zo werd een vergaderruimte-opstelling gekoppeld aan een cateringaanvraag en automatisch doorgezet naar de juiste afdelingen. Anthony is ook verantwoordelijk voor de fleet van ruim 60 Quooker wagens. “We kregen veel meldingen binnen over schade en technische problemen, maar dankzij Ultimo hebben we nu één centrale plek waar alles overzichtelijk wordt bijgehouden.
"We zijn overgestapt van incident- naar procesdenken. We pakken nu op basis van een roadmap, kwartaalprojecten per afdeling op en kijken hoe we met data en dashboards stappen kunnen zetten."
Anthony Kriek
Coördinator Facilitair bij Quooker
Resultaat: tevreden medewerkers én meer controle
Het effect van de verbeteringen is duidelijk voelbaar binnen Quooker. “We hebben nu inzicht in openstaande meldingen, prioriteiten en planningen. Monteurs hebben via de app toegang tot hun taken en kunnen efficiënter werken,” aldus Anthony.
Ook de opleiding en certificering van medewerkers kreeg een digitale plek in Ultimo. Vanuit een nieuw opleidingsregister worden nu alle trainingen en her-certificeringen automatisch opgevolgd.
Samen processen herontwerpen
De rol van Pontifexx ging veel verder dan alleen ondersteuning bij de inrichting van het Ultimo-systeem. Chris Koskamp en Ibrahim Hashish, beide Maintenance Consultants bij Pontifexx, speelden hierin een centrale rol. Terwijl Chris het facilitaire team ondersteunde bij het meldproces en adviseerde over wet- en regelgeving, richtte Ibrahim zich op de maintenanceprocessen en Pim op fleet en HSE.
Ibrahim: “We zijn samen gaan kijken: wat is er echt nodig op de werkvloer? Door direct met het team van Quooker te werken, konden we processen inrichten die perfect aansluiten op hun dagelijkse praktijk. Als je nu ziet waar Quooker op de S-curve van Pontifexx staat, zie je dat ze in de volwassenheidsfase (fase 3) zit op het gebied van digitale innovatie.” Chris vult aan: “Bepaalde keuringen die voorheen niet werden gedaan, worden nu opgepakt doordat we het Periodiek Onderhoud hierop afstemmen. Quooker voldoet nu aan alle wetgeving en kan bij een audit direct aantonen dat de keuringen zijn uitgevoerd.” Ibrahim: “Het mooiste is om te zien hoe Quooker nu zélf verbetervoorstellen aandraagt. De medewerkers van Quooker weten hun weg in Ultimo en denken proactief mee. Dat is waar we het voor doen.”
"Door direct met het team van Quooker te werken, konden we processen inrichten die perfect aansluiten op hun dagelijkse praktijk. Kijk je nu naar hun positie op de Pontifexx S-curve, dan zie je dat Quooker zich bevindt in de volwassenheidsfase (fase 3)
van digitale innovatie."
Ibrahim Hashish
Maintenance Consultant bij Pontifexx
Van verbeteren naar automatiseren
De diepgaande transformatie brengt echt iets op. “We zijn overgestapt van incident- naar procesdenken. We pakken nu op basis van een roadmap, kwartaalprojecten per afdeling op en kijken hoe we met data en dashboards verdere stappen kunnen zetten,” aldus Anthony. Momenteel zijn we bezig met slimme rapportages waardoor het management grip op zaken krijgt als schadebeheer in de voertuigenvloot, periodiek onderhoud en leveranciersprestaties. Dankzij integraties met externe leverancierssystemen via Datarotonde wordt er hard gewerkt aan de communicatie met externe leveranciers.
Toekomst: klaar voor groei
Pontifexx blijft betrokken bij de verdere uitrol en bij nieuwe wensen op het gebied van veiligheid, onderhoudsplanning en rapportages. Dankzij de samenwerking zijn de interne bedrijfsprocessen nu veel beter inzichtelijk. Er is structuur aangebracht in het beheer van gebruikersrechten, de datastromen worden gesynchroniseerd en de architectuur is in overleg met de IT-afdeling afgestemd op de praktijk.
Ook op het gebied van datagedreven werken zet Quooker grote stappen. Met het nieuwe Pontifexx BI-dashboard ‘Paddock’ kan Quooker in de toekomst actief sturen op data die uit Ultimo wordt gehaald. Denk aan inzichten in doorlooptijden van tickets, uitval in de planning en inzicht in waarom bepaalde werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.
“We willen op basis van feiten sturen, niet op gevoel,” zegt Anthony. “Welke tickets worden opgepakt, waarom wel of niet en hoeveel tijd kosten ze écht? Dat inzicht helpt ons niet alleen in de dagelijkse operatie, maar ook in de langetermijnplanning en bij het realiseren van de visie die het management voor ogen heeft.” Zo werkt Quooker toe naar een toekomst waarin continu verbeteren de standaard is, met Pontifexx als betrouwbare partners die daarin een sleutelrol spelen.
Voor Quooker resulteert deze optimalisatie in:
- Tevreden medewerkers: De processen zijn mensgericht ingericht en het systeem is gebruiksvriendelijk. Meldingen worden snel en adequaat opgepakt, wat mogelijk in de toekomst bijdraagt in een hogere tevredenheid bij de interne klant.
- Overzicht in documentatie: Er is duidelijkheid over nieuwe tickets en de planning wordt continu verbeterd. De afdeling heeft inzicht in wat er speelt en welke prioriteiten er zijn; men is écht in control. · Tijdbesparing: De organisatie heeft grip op het onderhoud en hoeft steeds minder brandjes te blussen. Processen zijn optimaal ingericht, wat meer ruimte biedt voor het “echte” werk. Dankzij mobiel werken kunnen monteurs continu in het veld blijven en meer werkzaamheden uitvoeren.
- Kostenbesparing: Tickets worden sneller verwerkt (Anthony schat zomaar 10 seconde per ticket) wat op deze schaal aanzienlijk is.
- Toekomstbestendig: Door betere inzichten kan Quooker gerichter inspelen op wat nodig is om processen vloeiender te laten verlopen – met oog voor duurzaamheid en toekomstige groei.
Neem contact met ons op!
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Contact expert blok Niels Bezemer
Niels Bezemer
“Met onze ruime ervaring en pragmatische aanpak hebben wij tientallen organisaties geholpen bij het implementeren van het Onderhoudsbeheersysteem of het optimaliseren van een reeds ingericht Onderhoudsbeheersysteem”
Gerelateerde projecten
De overstap naar Ultimo Cloud maakte het opgebouwde maatwerk zichtbaar. Met ruim 1.300 configuratiepunten dreigden de licentiekosten fors te stijgen.
De pilot heeft aangetoond dat Previx een krachtig fundament kan vormen voor Risicogestuurd Onderhoud wanneer software, methodiek en expertise samenkomen.
Na een incident bij een externe opslaglocatie moest Frisia zout de inrichting van het voorraadbeheer versneld moderniseren en professionaliseren.
