Gemeente Rotterdam
Alle activiteiten van Rioolwerken nu gestroomlijnd en in kaart gebracht bij Gemeente Rotterdam
Riolering is een stelsel van buizen, gemalen en straatkolken dat afvalwater en, in sommige gevallen, hemelwater opvangt. Het gemeentelijk rioolstelsel voert afvalwater en hemelwater af naar de afvalwaterzuiveringsinstallatie.
Denk je aan Rotterdam, dan denk je gelijk aan de haven, Erasmusbrug, Euromast, Food Hallen, winkels, musea…noem maar op. Rotterdam is een wereldstad en je staat er misschien niet bij stil, maar er is nog een hele wereld onder de grond die beheerd wordt door o.a. Rioolwerken. Wat daarbij komt kijken, is bijna niet te bevatten. Pontifexx kreeg de eervolle taak om het meldingsproces van Rioolwerken te optimaliseren met Ultimo. En dat is gelukt.
We spreken Ruud Weststrate, projectleider van het team verantwoordelijk voor onderhoudswerkzaamheden van het gebiedsteam Rioolwerken. “We zijn een vreemde eend in de bijt binnen de organisatie. Op deze locatie doen we allemaal onderhoudswerkzaamheden boven de grond. Dus alles wat boven de grond zit en onderhoud nodig heeft, doen ze hier, behalve gebouwen. Wij doen alle storingen aan het riool, dus onder de grond.” Ruud startte met een collega, inmiddels is het team zes man sterk. “We wilden eigenlijk uitbreiden met drie extra fte, maar dat is nu, dankzij Pontifexx en de installatie van Ultimo, niet meer nodig. We hadden, tot vorig jaar, altijd te weinig capaciteit, nu kunnen we het werk goed aan en hebben we eindelijk rust om alle werkzaamheden goed te verwerken.”
Ruud is ooit begonnen bij de plantsoenendienst en na het afronden van zijn school heeft daar tien jaar gewerkt. Na 25 jaar andere werkzaamheden, is hij inmiddels weer tien jaar terug op het honk. De afgelopen zeven jaar is hij verantwoordelijk voor Rioolwerken, waarvan drie jaar op deze functie als projectleider rioolwerken.
‘Er zijn nu gewoon 48 appgroepjes weg! Alles staat in Ultimo.’
Ruud Weststrate
Projectleider Correctieve Rioolwerken & Key User Ultimo
Pontifexx bracht alles in kaart waar je onderhoud op kunt doen
“Mijn team is onder andere verantwoordelijk voor het wegdek, als daar water op blijft staan, dan weet je dat er iets niet goed zit, bijvoorbeeld een zonk in de weg of een kolk (een afvoer die verstopt kan zitten). Een gat in de weg omdat het riool kapot is. Wij doen alle huisaansluitingen, dus alle verstoppingen van het toilet over heel Rotterdam, dat zijn zo’n 400.000 aansluitingen. Wij beheren de openbare ruimte; we leggen niet aan, maar zodra ze aangesloten zijn, dan beheren we het. Als een inwoner problemen heeft, dan moeten ze eerst zelf onderzoek doen. Pas als het buiten het erfgebied ligt, dan kunnen ze ons bellen. Uit de praktijk blijkt dat ze altijd eerst ons bellen, we krijgen dus enorm veel meldingen. Dat gaat via een meldingssysteem (MSB) Meldingssysteem Buitenruimte. Vroeger kwamen deze meldingen binnen via de mail. Het huidige meldsysteem is verouderd, vergelijk het maar met DOS. Per mail gingen we ook opdrachten uitzetten naar aannemers met daarbij verschillende bestanden (denk aan Excel bestanden, foto’s en verslagen. In Excel hield ik het verloop van de melding bij. Een van mijn directievoerders, zat de hele dag die Excel bestanden in te voeren en bij te houden. En dát hebben we nu samen met Pontifexx geautomatiseerd.”
Het eerste contact met Pontifexx
“Er was binnen de gemeente Rotterdam een afdeling bezig om allerlei werkzaamheden in Ultimo te zetten. Stefan van der Heiden begeleidde dat toen. Ik ben gaan meekijken of dat ook voor ons kon werken. Tijdens dat proces is Pontifexx ook gaan kijken of we Ultimo op mijn afdeling konden invoeren. Er is eerst gedegen onderzoek gedaan, hoe we het meldproces konden automatiseren. Alles wat wij deden heeft Stefan onderzocht en in kaart gebracht. Daaruit is een advies gerold hoe we dit het beste konden bouwen in samenwerking met Ultimo en Gerard van Hattem (Ultimo & IT consultant bij Pontifexx).”
'We kwamen eerst mensen en tijd te kort, er is nu eindelijk rust.'
Ruud Weststrate
Projectleider Correctieve Rioolwerken & Key User Ultimo
Pontifexx werkt aan onze toekomst
Inge van der Weg werkt als projectleider vanuit Pontifexx voor verschillende projecten binnen de Gemeente Rotterdam. Ze is de schakel tussen de verschillende afdelingen en projecten en houdt overzicht dat alle aspecten van Asset Management volgens de bekende S-curve worden uitgevoerd. Omar doet de after-care, hij begeleidt alle mensen die met Ultimo werken. Dus hij biedt ondersteuning bij de aannemer en gaat bij de ploegen kijken. Dat gaat hartstikke goed. Omar is veel onderweg en heeft dit jaar een belangrijke taak omdat steeds meer mensen met dit systeem gaan werken. Hij zorgt ervoor dat iedereen met Ultimo kan werken. Het is fijn dat Pontifexx alles uit handen neemt en ook de trainingen verzorgt.”
Ruud heeft nu eindelijk tijd om langs te gaan bij de buitendienst. Hij is super trots: “Het hele team werkt ermee. Ik had in mijn hoofd wat ik wilde bereiken. Ultimo staat zelfs op mijn mobiel, tablet en laptop. Alle administratie moet door de aannemer ingevoerd worden. Wij hoeven alleen te controleren of de melding bij ons hoort. Alle facturen, foto’s bewijslast en afrekenen, alles staat in Ultimo, in een periode van tien maanden dankzij Pontifexx. Ik heb nog tien jaar om te zorgen dat iedereen bij de gemeente Rotterdam in Ultimo werkt. Dat is nu in gang gezet en wordt een complexe uitdaging. We gaan hier nu langzaam mee beginnen. Eerlijk gezegd kunnen mijn team en ik er best weer wat meer werk bij hebben, maar zeg dat maar niet…
'Met het vrijmaken van capaciteit in tijd kan Ruud zich nu focussen op het grotere plaatje: Asset Management'
Omar Malwand
Maintenance Consultant bij Pontifexx
80% minder administratieve werkzaamheden
dankzij Ultimo
“Stefan heeft Ultimo zo gebouwd dat 80% van onze administratie weg is. Mijn team heeft nu eindelijk de rust gevonden. Iedereen werd altijd gek van ons, wij zitten op een afdeling van 40 personen. Deze maand (januari 2023) hadden we een record aan meldingen. In de drukste maand hebben we rond 150 meldingen, deze maand waren het er 351. Wat denk je? Mijn team was helemaal rustig. De jongens lopen buiten. De directievoerders kunnen het van hieruit regelen. Alles verliep vlekkeloos.
We zijn heel enthousiast. Tweederde van het werk konden we vroeger niet inzien. Mailtjes gingen over en weer van toezichthouders naar aannemers en ook zij gingen weer in Excel werken en terugmailen. Het was een gigantische administratieve load. Het systeem is helemaal op maat gebouwd. Nu staan zelfs alle kleine storingen, maar ook alle reguliere werkzaamheden erin. We onderzoeken nu of we Ultimo ook voor de grotere storingen kunnen inzetten of zelf iets nieuws moeten bouwen in Ultimo.”
Neem contact met ons op!
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Wij maken graag kennis. Vul hier uw gegevens in en een van onze specialisten neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Contact expert blok
Inge van der Weg
“In plaats van een doorsnee Maintenance opdracht of training werd dit een veelomvattender project. We spraken een aantal belangrijke schakels binnen het team om een compleet beeld te krijgen van de opdracht.”
Gerelateerde projecten
Pontifexx verzorgde in korte tijd een naadloze overgang van SAP EAM naar Ultimo voor Frespo.
Optimaliseren van Waterschapsbeheer: “Impactvolle Ultimo trainingen met Pontifexx Academy"
Alle activiteiten van Rioolwerken nu gestroomlijnd en in kaart gebracht bij Gemeente Rotterdam
