Optimaal voorraadbeheer
van reserveonderdelen

Praktijkvoorbeeld

Het is vrijdagmiddag 16:52 en er komt een telefoontje binnen bij de Technische Dienst: “Kees, we hebben weer een probleem aan lijn drie! De hydrauliekpomp van de extruder is oververhit en lijkt te zijn vastgelopen. Er zit echt geen beweging meer in! Hebben jullie pomp PVM0181A nog in reserve liggen?”, vraagt operator Stefan gespannen.

Een goed georganiseerde Technische Dienst kan hier in één minuut antwoord op geven. In dit geval was het helaas onduidelijk of de hydrauliekpomp als reserveonderdeel in het magazijn lag. Hierdoor heeft de productielijn tot zondagmiddag 13:47 stilgestaan en heeft men de batch van 12.600 kg moeten afschrijven. Met een optimaal voorraadbeheer van reserveonderdelen had dit probleem voorkomen kunnen worden. Dan had de kritische pomp waarschijnlijk op voorraad gelegen en kon de productie snel weer geactiveerd worden. In de praktijk blijkt het beheer van reserveonderdelen vaak erg lastig. Hoe richt je deze zo optimaal mogelijk in en waar zitten de cruciale punten in de productie? Pontifexx kan helpen bij een optimaal voorraadbeheer, ook wel Spare Parts Management genoemd.

Reserveonderdelen Beheer:
een complexe uitdaging!

Besparing door optimalisatie voorraadbeheer

Bij het optreden van een storing ligt er veel druk op de Technische Dienst om het probleem snel te verhelpen. Als hierbij elk benodigd reserveonderdeel netjes op voorraad ligt, verkort dat de gemiddelde tijd tot reparatie (MTTR – ‘Mean Time To Repair’). Hierdoor staat het productieproces minder lang stil. Het positieve gevolg hiervan is dat hoge kosten kunnen worden bespaard. Het productieproces staat in dat geval niet of nauwelijks stil. Een optimaal voorraadbeheer van reserveonderdelen is dus erg belangrijk voor het continu voortzetten van het productieproces.

Of alle onderdelen binnen een productieproces op voorraad worden gehouden is financiële keuze die je als bedrijf maakt. Het op voorraad houden van reserveonderdelen zorgt ervoor dat het productieproces snel hervat kan worden, maar brengt daarnaast ook kosten van het magazijn met zich mee.

De reserveonderdelen moeten namelijk ergens worden opgeslagen. Weeg deze keuze af tegenover de kosten van de (langdurige) stilstand door een defect van een niet voorradig onderdeel en je kunt een juiste keuze maken. Ga je reserveonderdelen op voorraad houden of toch niet.

Daarnaast is het belangrijk om in te zien dat meer reserveonderdelen de oorzaak van de storing niet oplossen. Het is essentieel om, naast een optimaal beheer van reserveonderdelen, ook het aantal storingen te verminderen (MTBF – Mean Time Between Failure). Het op voorraad houden van reserveonderdelen is dus zoals gezegd echt een financiële keuze. Voor sommige bedrijven is deze inventarisatie lastig. Wij helpen daarom bij het uitvoeren van een risico-inventarisatie om te kijken welke keuze het beste is.

Volledige risico-inventarisatie door Pontifexx

Het is bijna niet mogelijk om alle reserveonderdelen van een installatie of lijn op voorraad te hebben. Daarom voeren wij een risico-inventarisatie uit. Tijdens deze risico-inventarisatie-sessie worden de risico’s geanalyseerd en waar nodig beheersmaatregelen bedacht. Dit wordt gedaan voor ieder kritisch onderdeel van alle productiemiddelen. Hierbij krijg je een duidelijk beeld welke reserveonderdelen belangrijk zijn op om voorraad te houden en welke minder belangrijk zijn. Op basis hiervan kunnen de eerste verantwoorde voorraad keuzes worden gemaakt. Zo heb je altijd de grootste risicoproducten op voorraad liggen waardoor, bij stilstand van het productieproces, de kosten het laagst zijn. Het proces kan vervolgens snel hervat worden.

Om verder tot de juiste technische voorraad te komen maakt Pontifexx gebruik van risico-inventarisatie sessies. We doorlopen hierbij de volgende stappen:

Opstellen risicomatrix op basis van de bedrijfsdoelstellingen
Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en assets
Het inventariseren van de huidige risico’s en het beschrijven van falen
Het vaststellen van de kans van optreden en het effect
Het bepalen waar voorraad tot effect-reductie leidt
Het vaststellen van de benodigde voorraadartikelen
Achterhalen van de levertijd en de aanschafkosten
Het bepalen van de benodigde voorraad (hoeveel)
Het kiezen van de opslaglocatie (eigen magazijn of leverancier)

Daarnaast kijken we ook naar de overtollige voorraad. Wanneer er veel storingen in een organisatie voorkomen is men geneigd meer voorraad aan te leggen. Hierdoor ‘groeit’ het magazijn, maar is niet duidelijk of alles wat er ligt nodig en bruikbaar is. Het ‘opschonen’ van het magazijn geeft ruimte voor de daadwerkelijk benodigde reserveonderdelen. Al deze stappen samen zorgen voor een optimaal Reserveonderdelen Beheer binnen de organisatie!

Benieuwd hoe wij u kunnen helpen?

Kom in contact met onze specialist voor een vrijblijvend adviesgesprek

Contact expert blok Johan

Niels Bezemer

“Loopt u hier tegenaan: Is het onduidelijk of het benodigde reserveonderdeel in het magazijn ligt? Wordt er lang gezocht naar een onderdeel tijdens een storing? Dekken de reserveonderdelen niet de juiste stilstand risico’s af? Neem dan nu contact op.”